Conditions de vente
INSCRIPTIONS ET MODALITÉS DE PAIEMENT :
L’inscription à nos voyages, séjours ou activités se fait en direct avec Eric BAYARD, par email, par téléphone ou via notre site Internet www.trace-nordique.com. L’inscription est définitive à compter de la signature du Bulletin d’Inscription (BI) (contrat de voyage) complété, daté et signé ou de la validation du BI par retour de mail contenant le contrat de voyage avec « bon pour accord », et à réception d’un acompte de 30% du prix total.
Une inscription à un voyage n’est validée que si elle est accompagnée de cet acompte, mais celui-ci n’implique l’acceptation de la réservation par Trace Nordique que dans la limite des places disponibles.
Cette inscription implique l’acceptation des conditions de vente.
En cas de confirmation de l’inscription par Trace Nordique, le solde du prix total du dossier devra nous parvenir au moins 30 jours avant le départ. Si l’inscription se fait à moins de 35 jours du départ, le prix total du dossier devra être réglé dès l’inscription. Pour toute inscription à une activité journée ou demi-journée, le paiement total se fait comptant au moment de l’inscription.
Tout retard dans le paiement d’un acompte ou du solde pourra être considéré comme une annulation pour laquelle il sera fait application des frais d’annulation prévus à l’article « Annulation ». Tout paiement à moins de 21 jours de la date de départ devra être effectué par carte bancaire ou en espèces dans la limite prévue par l’article D112-3 du Code Monétaire et Financier soit un montant de 1000 € par dossier.
Pour des raisons évidentes de sécurité, nous ne pouvons accepter les inscriptions de mineurs non accompagnés d’une personne majeure, sous la responsabilité de laquelle le mineur voyage ou participe à l’activité.
ANNULATION ET RÉSOLUTION :
De votre part :
Vous devez nous faire connaître votre décision d’annulation par tout moyen écrit permettant d’obtenir un accusé réception, et c’est la date de réception de ce courrier qui déterminera la date de votre annulation. Si vous annulez votre voyage, pour quelque raison que ce soit, les sommes que vous avez versées vous seront remboursées sous réserve des retenues suivantes :
Si votre annulation a lieu :
- Plus de 60 jours avant la date du départ : 5% du montant total du dossier (hors assurance), 7% pour les voyages en individuel, liberté et sur-mesure (hors assurance), avec un minimum de 100 € par personne.
- De 60 à 31 jours avant la date du départ : 15% du montant total du dossier (hors assurance), avec un minimum de 200 € par personne
- De 30 à 21 jours avant la date du départ : 35% du montant total du dossier (hors assurance)
- De 20 à 14 jours avant la date du départ : 50% du montant total du dossier (hors assurance)
- De 13 à 7 jours avant la date du départ : 75% du montant total du dossier (hors assurance)
- A moins de 7 jours avant la date du départ : 100% du montant total du dossier (hors assurance)
Cas particuliers, quelle que soit la date d’annulation ou de modification de contrat : ces frais s’ajoutent au barème ci-dessus :
- Frais fixes terrestres : les frais engagés tôt pour des réservations fermes vous seront facturés en cas d’annulation
De notre part :
Si nous devons annuler un départ en raison de circonstances exceptionnelles et inévitables ou pour faute de participants, nous vous proposons dans les meilleurs délais avant le début de votre voyage, différentes solutions de remplacement, ou le remboursement intégral des sommes payées.
Vous serez informé de l’annulation au plus tard :
- 30 jours avant la date prévue pour un voyage liberté ou exclusif
- 20 jours avant la date de départ pour les voyages devant réunir un nombre minimum de participants et dont la durée dépasse 6 jours
- 7 jours avant le début du voyage ou du séjour dans le cas de voyages dont la durée est de 2 à 6 jours
- 48 heures avant le début du voyage ou du séjour dans le cas de voyages dont la durée ne dépasse pas 2 jours.
MODIFICATION DU CONTRAT :
Toute modification du contrat de voyage par le client à plus de 30 jours avant le départ entraîne le paiement d’une somme forfaitaire de 50 € par personne quel que soit le voyage, sous réserve d’application des conditions prévues au paragraphe « Annulation / Cas particuliers » et des éventuels frais complémentaires que Trace Nordique devrait exposer pour répondre à cette demande de modification.
Si la modification demandée par le client intervient à 30 jours ou moins du départ, elle peut être assimilée à une annulation et implique l’application des pénalités prévues en cas d’annulation. Dans tous les cas, vous devez nous transmettre ces modifications par écrit.
Une modification des éléments du contrat par Trace Nordique peut intervenir, si des événements extérieurs à notre volonté s’imposent. Nous vous en informons dans les plus brefs délais. Le voyageur ne peut refuser cette modification du contrat de voyage si elle n’affecte pas un élément essentiel du contrat.
Lorsqu’une part importante des services de voyage ne peut être fournie par Trace Nordique comme prévu par le contrat de voyage, Trace Nordique propose au voyageur dans les meilleurs délais, sans supplément de prix pour le voyageur, d’autres prestations de qualité égale ou supérieure à celles spécifiées dans le contrat, pour la continuation du contrat, y compris lorsque le retour du voyageur à son lieu de départ n’est pas fourni comme convenu. Le voyageur ne peut refuser les autres prestations proposées que si elles ne sont pas comparables à ce qui avait été prévu dans le contrat.
LE PRIX :
Les prix affichés sont calculés tout au long de l’année et sont valables pour le nombre de participants indiqué pour chaque activité ou chaque voyage avec un hébergement en chambre/tente double (exceptionnellement triple) à partager. Les tarifs sont confirmés lors de l’inscription. Les prix peuvent varier en fonction du nombre d’inscrits et de la date de réservation. Le prix applicable au jour de l’inscription est celui affiché sur le site Internet le jour de la réservation (www.trace-nordique.com). D’une façon générale, le prix ne comprend pas : les frais de déplacement (type vol aérien ou déplacement ferroviaire), l’assurance, les dépenses personnelles, les boissons.
Les réductions éventuelles ne sont ni rétroactives ni cumulables avec les promotions en cours.
Si le nombre de participants est inférieur à celui requis pour le voyage, les conditions techniques de réalisation de celui-ci étant différentes, un supplément « petit groupe » peut être proposé aux clients (au plus tard 20 jours de la date de départ). Ce supplément sera remboursé si des inscriptions supplémentaires venaient compléter l’effectif du voyage.
RÉVISION DU PRIX :
Trace Nordique ne peut prévoir à la date de publication de ses tarifs ni les fluctuations de change ni les fluctuations de taxes et redevances. Dans ce cas, Trace Nordique en informe le voyageur dans les meilleurs délais et se réserve expressément la possibilité de réviser ses prix de vente en fonction des variations du coût des transports notamment liés au carburant, aux redevances et taxes et de celui du taux de change de la devise du pays concerné. Certaines autres taxes seront facturées à part, et/ou payables localement. Des nouvelles taxes obligatoires peuvent entrer en vigueur. Nous vous les communiquerons à la réservation dans la limite de nos informations. Elles seront dues dans tous les cas.
En cas de hausse des prix supérieure à 8%, Trace Nordique en informera le voyageur dans les meilleurs délais, lui proposera le cas échéant une autre prestation, lui indiquera le délai dans lequel le voyageur doit lui communiquer sa décision de régler le supplément de prix, de choisir l’autre prestation ou d’annuler le contrat de voyage.
Toute modification des prestations de service peut entraîner le réajustement des prix publiés, à la hausse ou à la baisse, jusqu’à 20 jours avant le départ conformément à l’article L211-12 du code du tourisme.
DURÉE DU SÉJOUR :
Le premier jour du voyage, même si le rendez-vous est tard le soir, et le dernier jour du voyage, même si la dispersion est tôt le matin, sont compris dans la durée du voyage. Il faut bien une règle ! Nous n’assumons pas les frais supplémentaires occasionnés par les horaires matinaux ou tardifs de départ ou de retour. Les prix sont forfaitaires et ne pourront donner lieu à aucun remboursement ou avoir en cas d’horaire de départ ou d’arrivée matinal ou tardif.
CONDITIONS SANITAIRES ET ADMINISTRATIVES :
Trace Nordique ne saurait se substituer à la responsabilité individuelle de chacun des voyageurs.
Avant de vous inscrire pour entreprendre votre voyage, vous devez vérifier que chacun des voyageurs, en fonction de sa situation personnelle et de sa nationalité, est en possession d’un passeport ou d’une carte d’identité (CNI) en cours de validité, document qui sera utilisé(e) pour réaliser le voyage envisagé ainsi que tous autre(s) document(s)/ justificatifs (visa/ autorisations de sortie de territoire, livret de famille etc…) nécessaires et conformes aux exigences requises pour transiter et/ou entrer dans le(s) pays du voyage.
Trace Nordique délivre les informations relatives aux formalités pour tous les ressortissants de nationalité française. Pour les autres nationalités, nous sommes à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches si vous en exprimez le souhait.
Les voyageurs prennent à leur charge l’obtention de tous les documents exigés par les autorités des pays visités (carte d’identité ou passeport à jour, visa, vaccinations etc…).
Pour l’organisation de votre voyage, nous vous informons que certains pays et/ou prestataires et / ou autorités locales (notamment, les autorités douanières, les compagnies aériennes…) requièrent la transmission de certaines de vos données personnelles à l’effet de remplir des formulaires et /ou des exigences relatives à leur système de réservation et/ou de contrôle.
À cet effet, nous pourrons être dans l’obligation de communiquer à ces prestataires, les données suivantes :
- Vos noms, prénom(s), date de naissance et sexe qui figurent sur le passeport ou CNI (si la destination le permet) que vous utiliserez pour votre voyage et pour compléter les autorisations de transit ou d’entrée (visa, ESTA…)
- Données relatives à un besoin d’assistance (enfants, personnes à mobilité réduite ou autres)
Il est important de préciser que si vous devez de votre côté remplir des formulaires administratifs pour l’accomplissement de votre voyage, vous devrez les renseigner avec les mêmes informations que celles transmises à Trace Nordique et figurant sur le document d’identité que vous utiliserez à l’occasion de votre voyage, à savoir, nom, prénom(s), date de naissance et sexe. À défaut de respecter cette procédure, vous vous exposez à un refus d’entrée sur le territoire (transit ou destination finale).
Un voyageur, qui ne pourrait utiliser les titres de transports mis à sa disposition, faute de présenter les documents de police, douanier et/ou sanitaire requis, ne pourrait prétendre à aucun remboursement du prix de son voyage. Trace Nordique ne pourra, en aucun cas, être tenu pour responsable des conséquences de l’inobservation par le voyageur des règlements policiers, douaniers ou sanitaires préalablement ou au cours du voyage (ex. perte des papiers d’identité et/ou billets d’avion…).
Informations sur la sécurité et les risques sanitaires
Nous vous recommandons de consulter régulièrement avant votre départ la « fiche pays » relative au(x) pays de votre voyage sur le site en France du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE) www.diplomatie.gouv.fr, rubrique « Conseils aux voyageurs ».
Trace Nordique peut être amené à vous faire signer la fiche MEAE du/des pays visité(s) ou traversé(s), au titre de son obligation d’information. Cette demande ne constitue pas une décharge de responsabilité.
Nous vous recommandons également de vous inscrire avant votre départ sur le site du fil d’Ariane du MEAE (https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html)
Risques sanitaires : nous vous recommandons également de consulter régulièrement les informations sur les risques du (des) pays de votre voyage et de suivre les recommandations disponibles sur les sites du ministère français des solidarités et de la santé : https://solidarites-sante.gouv.fr/ et de l’Organisation Mondiale de la Santé : www.who.int/fr/
RESPONSABILITÉ :
Vu le caractère sportif de nos voyages, séjours et activités, nous ne pouvons être tenus pour responsables et redevables d’aucune indemnité en cas de changement de date, d’horaire ou d’itinéraire prévus, en particulier si les modifications proviennent d’événements imprévus ou de circonstances impérieuses, impliquant la sécurité de nos clients. Chaque participant doit se conformer aux conseils et consignes donnés par son guide accompagnateur, nous ne pouvons être tenus pour responsables des incidents, accidents et dommages corporels qui pourraient résulter d’une initiative personnelle imprudente ou ne respectant pas les consignes du guide accompagnateur. Il reste le seul juge pour modifier le programme en fonction des conditions météorologiques ou de la de la forme physique des participants.
Les participants mineurs demeurent en permanence sous la responsabilité du détenteur de l’autorité parentale ou de son représentant désigné par lui, et les accompagnant pendant le voyage.
MODIFICATION DES INFORMATIONS CONTENUES DANS LES FICHES TECHNIQUES :
Les voyages proposés par Trace Nordique peuvent vous amener dans des régions éloignées de tout moyen moderne de communication et/ou de transport. Afin de garantir la sécurité des participants, Trace Nordique peut être amené à modifier un parcours ou une prestation en raison des circonstances et événements locaux. Trace Nordique s’engage à communiquer par écrit dans les meilleurs délais à ses clients les modifications éventuelles susceptibles d’être apportées aux informations contenues dans les fiches techniques.
TAILLE/ COMPOSITION DU GROUPE :
Le nombre minimum et maximum de participants est indiqué dans le descriptif du voyage. Néanmoins, le nombre maximum peut être dépassé d’une personne dans le cas où le dernier participant s’inscrit avec une autre personne tout comme le nombre minimum peut être inférieur en cas d’annulation de voyageurs avant le départ. Les prestations ne seront pas modifiées et les conditions du voyage resteront identiques.
Nos circuits sont susceptibles d’accueillir des enfants mineurs accompagnés d’un adulte, à condition que leur âge et leur aptitude physique rendent possible la réalisation du circuit dans des conditions normales. Nous vous précisons que nous proposons des circuits spécialement conçus pour les familles et ils sont proposés uniquement aux participants qui voyagent avec au moins un enfant mineur.
BAGAGES :
Les bagages et affaires personnelles demeurent en permanence sous la responsabilité des clients. Ne confiez pas à votre guide accompagnateur la charge de les surveiller. Il ne peut pas matériellement assurer cette tâche. Vos bagages sont souvent transportés par des moyens rudimentaires, en cas d’endommagement Trace Nordique ne pourra étudier aucune réclamation à ce sujet. Compte tenu de la nature de nos voyages, séjours et activités, nous vous recommandons vivement de ne pas vous munir de vêtements, objets et biens de valeur (par exemple appareil photos, lunettes, jumelles… etc.). Trace Nordique ne pourra être tenu pour responsable de l’endommagement de vêtements ou objets de valeur au cours d’un voyage ou d’une activité. Dans ce cas, il vous appartiendra de souscrire une assurance destinée à garantir le remboursement de tels biens.
Trace Nordique ne pourra en aucun cas voir sa responsabilité engagée en cas de perte ou de vol de vos bagages et/ou affaires personnelles lorsqu’ils sont confiés à un transporteur aérien ou en cas de négligence du participant (par ex : oubli ou absence de surveillance dans un lieu public, …).
CESSION DU CONTRAT :
Conformément à l’article R.211-7 du Code du Tourisme, vous avez la possibilité de céder votre contrat à un cessionnaire qui remplit les mêmes conditions que vous pour effectuer le voyage tant que ce contrat n’a produit aucun effet. Vous êtes tenu d’informer Trace Nordique de votre décision par tout moyen permettant d’en obtenir un accusé de réception et au plus tard sept jours avant le début du voyage.
En cas de cession de contrat, le cédant et/ou le cessionnaire sont préalablement tenus d’acquitter les frais induits par la cession qui vous seront communiqués par votre conseiller. Le cédant et le cessionnaire sont solidairement responsables du paiement du solde du prix ainsi que des frais, redevances ou autres coûts supplémentaires éventuellement occasionnés par cette cession.
RÉCLAMATIONS:
En cours de voyage
Le voyageur est tenu d’informer Trace Nordique de toute non-conformité constatée lors de l’exécution du voyage en contactant immédiatement notre numéro d’urgence dont les coordonnées figurent sur votre contrat de voyage ou les contacts figurant sur votre carnet de voyage. Le défaut de signalement d’une non-conformité sur place pourra avoir une influence sur le montant des éventuels dommages-intérêts ou réduction de prix dus si le signalement sans retard aurait pu éviter ou diminuer le dommage du/des voyageur(s).
Après votre voyage
Conformément à l’article R.211-6-7 du Code du tourisme, toute réclamation devra être transmise à Trace Nordique par tout moyen permettant d’en obtenir un accusé de réception au service qualité et au plus tard un mois après la fin du séjour. Passé ce délai, le dossier ne pourra être traité avec la même diligence. Elles seront adressées à:
Trace Nordique 292 chemin de Bonnets lieu-dit Les Bonnets 05130 SIGOYER
Pour que Trace Nordique puisse assurer un traitement rapide et efficace de la demande, il est impératif de transmettre l’ensemble des justificatifs nécessaires. Seules les réclamations relatives au contenu du contrat liant les parties et les obligations contractuelles à la charge des professionnels de la vente de voyages seront prises en compte. La durée de traitement des réclamations dépend des réponses des prestataires. Après avoir saisi le Service Qualité et à défaut de réponse satisfaisante dans un délai de 60 jours, le voyageur peut saisir le médiateur du Tourisme et du Voyage, dont les coordonnées et modalités de saisie sont disponibles sur son site: www.mtv.travel ou bien se rendre sur la plateforme de règlement en ligne des litiges.
ASSURANCES :
Trace Nordique ne met pas à disposition de service d’assurance complémentaire pour les voyages qu’il propose.
PHOTOS / ILLUSTRATIONS :
Les photos, cartes et illustrations contenues sur le site Internet n’ont pas un caractère contractuel. Les itinéraires quant à eux sont donnés à titre indicatif.
INFORMATIQUE / INFORMATIONS PERSONNELLES :
Les demandes de renseignements et les inscriptions sont traitées par informatique. Vous bénéficiez du droit d’accès et de modification des informations vous concernant.
- Protection des données personnelles
La Trace Nordique attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et veille attentivement au respect des dispositions protectrices relatives à la vie privée et au traitement des données personnelles comme celles prévues par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016. Les présentes ont pour objet de vous informer sur l’usage de vos données personnelles par Trace Nordique à l’occasion de votre utilisation du site internet Trace Nordique. Elles ne concernent pas les autres services et sites auxquels vous pouvez accéder à partir du Site et pour lesquels il vous est conseillé de consulter leurs conditions de protection des données. Les données personnelles comprennent les informations vous concernant en tant que personne physique et que vous avez volontairement fournies à Trace Nordique lors de votre utilisation du Site Trace Nordique tels que votre nom, prénom, adresse électronique, etc. Elles seront conservées pour la durée nécessaire à la finalité de leur traitement. Les données sont collectées dans le but exclusif d’établir une relation commerciale et professionnelle avec nos clients, et sont conservées par Trace Nordique pendant une période raisonnable.
Certaines des informations qui vous sont demandées sont obligatoires, elles sont identifiées par un astérisque. A défaut de réponse, Trace Nordique ne pourra pas exécuter ou vous adresser les services ou les informations demandées.
- Vos droits
Conformément à la Législation en vigueur, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification des données personnelles vous concernant et d’un droit d’opposition pour raison légitime au traitement de vos données personnelles.
Pour l’exercer, vous devez adresser un courrier postal à l’adresse suivante :
Trace Nordique 292 chemin des Bonnets lieu-dit Les Bonnets 05130 SIGOYER.
Vous pouvez, par ailleurs, à tout moment vous opposer à la réception des e-mails commerciaux de Trace Nordique grâce à un lien de désinscription figurant sur ces e-mails.
Nous vous rappelons qu’à partir du 25 Mai 2018, vous avez le droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ou du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données. Vous pouvez faire cette demande à l’adresse suivante :
Trace Nordique 292 chemin des Bonnets lieu-dit Les Bonnets 05130 SIGOYER.
DROITS DU VOYAGEUR
La combinaison de services de voyage qui vous est proposée est un forfait au sens de la directive (UE) 2015/2302 et de l’article L.211-2 II du code du tourisme.
Vous bénéficierez donc de tous les droits octroyés par l’Union européenne applicables aux forfaits, tels que transposés dans le code du tourisme.
En outre, comme l’exige la loi, Trace Nordique dispose d’une protection afin de rembourser vos paiements et, si le transport est compris dans le forfait, d’assurer votre rapatriement au cas où elle deviendrait insolvable.
Pour plus d’informations sur les droits essentiels au titre de la directive (UE) 2015/2302 consultez le document suivant: droits essentiels au titres de la directive (UE)
Conditions de vente mises à jour le 04 décembre 2022.